12月9日、「第24回国際ミーティングEXPO（IME2014）」の特別講演講師として登壇した前野伸幸氏（（株）ホットスケープ代表取締役／MPIジャパンチャプター理事 イベント委員長）は、「失敗しない社内行事の企画・運営のノウハウ～もしあなたが社内行事の担当者になったら～」をテーマに、１時間にわたって講演を行なった。
前野氏は、今回のテーマ設定の背景について、これまでの経歴から紹介した。1991年にホットスケープを創業し、20年以上にわたって、クライアントとの直接受注によるスタイルで主に企業の総務・人事関連のイベント企画・運営と、そのノウハウを生かした利用者目線の施設運営コンサルティングの2つの軸で展開、両軸がお互いに作用しながらビジネスを進めてきた。
あなたがやるべきことは何か
「失敗しない社内行事の企画・運営のノウハウ」というテーマに対し、前野氏ははじめに「もしあなたが社内行事の担当に任命されたら？」と問い、「あなたがやるべきことは？」と続けた。
第一にやるべきこととして、前野氏が挙げたのは「企業にとって最大の効果を出すこと」。実際の打合せの際にも、はじめに「何をもって成功とするのか」、成功の定義を共有することからスタートさせると解説した。
課題を解決することが社内行事のスタートライン
前野氏は、たとえば、社内行事のなかでも、社内での宿泊を伴う行事は、課題があるかどうかが観光との違いと指摘。費用対効果の向上が求められているとし、社内の最大の効果を出すには、課題を解決することであり、社内行事でのスタートラインは、課題をいかに理解するかだとした。
開催に至るまでのスケジュール
では具体的にどう進めるのか、開催に至るまでのスケジュールの一例として進行スケジュール表を紹介した。たとえば、半年前から全体のイメージづくりをはじめ、事務局またはプロジェクトチームによって、運営の仕方や、装飾・機材、当日に使用するムービーや印刷物まで、どこまでの範囲で考えるのかを検討する。そのうち、開催会場を決めるのは、参加人数が決定してからで、それによってスケジュールか決定される。
開催地・開催会場の選定
開催地や開催会場の選定は、重要な項目だとし、選定におけるポイントを次のように挙げた。
・アクセスとキャパシティ
・コンベンションビューローの利活用
・目的の達成にふさわしいかどうか
それぞれの項目について、具体的な解説を交え、達成した成功の定義に対して達成できる価値をもっているのかを見極めることが会場選定では大切なことだとした。
施設見学時のポイント
実際に、開催地視察のため、施設見学をする際に何をみたらいいのかが具体的にわからないというケースも多く、前野氏自身がいつも行なっているチェックのポイントを次に挙げた。
・キャパシティ
・天井高
・演出への耐久力
・借用時間・ルール
・アクセス
・トイレ・喫煙所
そのほかに、Wi-Fi環境や待合ロビーの有無など、特に営業担当者が集まる社員総会などでは、携帯電話3キャリアすべてが入るかどうかのチェックをし、役員会など秘匿性の高い社内会議では防音性をみる、またVIP参加やタレント起用のイベントでは導線確認など、チェックする項目は多岐にわたると解説した。
全体コストで考える
重要なことは、トータルでのコストを意識すること。会場費のみで比較するだけでは、みえてこないコストが発生する場合もあるため、施設見学時には追加発生するコストについての確認も必要だとし、スケジュールの空きだけでなく、トータルコストについては開催会場決定の大事なファクターになると伝えた。
その後、前野氏は社内行事のアウトソーシング外注のポイント、発注先の選定、コストマネジメントなどについて言及し、実施概要のポイントや実施マニュアルについて実例を交え紹介し、見積もりや打合せ上での議事録、レイアウト変更の履歴などデータ蓄積は貴社のノウハウになると解説した。
さいごに前野氏は、「社内行事は、全国から社員が集まる貴重な機会。集まるというのは、体温を感じること、体温というのは大切なキーワードで、MICEの最大の効果は、体温を感じることだと信じています。それゆえに、社内行事を任された方は五感が重要です。会場下見もそうですが、この五感を意識することで変化が生まれます」とメッセージを送った。
